Cómo evitar la sobrecarga de colaboración dentro de un equipo de contenidos
Dentro del proceso del Content Marketing, diversos problemas pueden interferir con el flujo natural del trabajo y creatividad. Uno de ellos es la sobrecarga de colaboración equipo de contenidos. Resolver esta situación implica una mejora total en la comunicación entre los miembros de todos los niveles, tal como a continuación se detalla.
Definir funciones y tiempos de entrega: la base de toda excelente colaboración
Para que un equipo colaborativo evite conflictos, el primer paso es saber con exactitud la función personal y cumplir con la agenda. Por lo tanto:
-El departamento debe contar con un diagrama de funciones y puestos perfectamente definidos. Cada una de las mentes creativas debe conocer sus tareas y responsabilidades al pie de la letra, lo cual es importante para no interferir con el trabajo de otros.
-Al mismo tiempo, deben saber de qué forma van a interactuar con otros miembros del equipo. Cuando se trata de una tarea conjunta, la comunicación debe ser constante, sin pérdidas de tiempo o interrupciones innecesarias.
-Finalmente, cumplir con las fechas de entrega fijadas es importante, lo que implica revisión y edición previa del contenido para que el resultado final sea poco menos que perfecto.
Identificar los cuellos de botella
Aquellos factores que ralentizan el proceso productivo deben ser identificados para evitar que sobrecarguen al equipo de trabajo, especialmente cuando se aproximan las fechas de entrega.
¿Cuáles son los principales?
-Retroalimentación insuficiente o incluso inexistente por parte de los clientes. Cada uno de ellos debe supervisar el contenido a tiempo para realizar las correcciones necesarias. Si esto no sucede en tiempo y forma, el proceso se torna lento y causará un gran estrés al equipo en los periodos siguientes.
-Incorrecta distribución de los recursos. La empresa o agencia debe de asignar los elementos necesarios para que las tareas creativas se realicen naturalmente, cumpliendo con los máximos estándares de calidad requerida. Este punto incluye tecnología, materiales y espacios adecuados para realizar sus labores. Una ineficiente inversión en este aspecto ocasionará conflicto y entorpecerá el proceso en general.
-Falta de comunicación con otros departamentos. Si la colaboración equipo contenidos es totalmente eficiente, pero los otros departamentos aún no saben cómo aprovechar el material creado, entonces surgirá otro problema. Esto sucede cuando no existe la suficiente comunicación en cada campaña entre los distintos equipos. Por ejemplo, si la gerencia de ventas está utilizando contenidos incorrectos para cada plataforma, es necesario entonces realizar una junta para aclarar dudas y acordar qué tipo de información debe ser distribuida en cada canal.
Canales de comunicación adecuados
Tanto los comentarios, reseñas, sugerencias y dudas recibidas por parte de los clientes, así como la comunicación interna con otros departamentos, debe concentrarse en una sola plataforma bien definida y a través de algunos canales específicos, como el correo electrónico.
Recibir una multitud de mensajes relacionados con las labores vía mensajería instantánea, formularios de contacto, redes sociales y otros medios, sólo ocasionará confusión y pérdida de tiempo.
Identificar qué elementos del equipo requieren ayuda específica
Además de definir funciones, también será necesario analizar con exactitud qué miembros del personal creativo pueden estar al borde de una crisis debido a la sobrecarga de trabajo.
En este grupo se encuentran quienes generalmente tienen mayores responsabilidades. Si el jefe de redactores, por ejemplo, es el encargado de 20 tareas distintas y sólo es capaz de cumplir el 70% de ellas cada mes, habrá que definir un curso de acción, ya sea delegar algunas de ellas al siguiente responsable en línea, o bien, pensar en la posibilidad de crear un puesto alterno que dependa directamente del principal.
Atender a tiempo el llamado de auxilio de los principales colaboradores contribuirá a que el proceso creativo sea mucho más eficiente en todos sentidos.
Colaborar no significa realizar el trabajo de otro
Ya que las funciones de cada puesto estarán correctamente definidas, no debe existir confusión alguna. Trabajar con profesionales implica respetar el espacio y tiempo de otras personas, por lo que cada miembro del equipo deberá cumplir con su trabajo perfectamente.
Por ejemplo, esto significa que el redactor no esperará a que los editores mejoren sustancialmente su trabajo. Por el contrario, cuando ellos reciban cada pieza de contenido, éste deberá estar optimizado y depurado, listo para que en el proceso de edición se añadan algunos detalles menores en la mayoría de los casos.
En síntesis: la colaboración equipo contenidos requiere delegar funciones, seguir reglas exactas para que el trabajo fluya orgánicamente, así como mantener una comunicación constante tanto con los otros departamentos como con los clientes. Sólo de esta forma podrán llevarse a cabo las tareas satisfactoria y puntualmente.
