Cómo aprovechar el tiempo y los datos en el proceso de contenido
¿Eres realmente consciente de cuánto tiempo y recursos inviertes en tus proyectos de Marketing de Contenidos? La eficiencia en el trabajo es un factor que se puede medir y administrar; sin embargo, no todos los profesionales del área prestan atención a esos datos. Y ello genera desventajas significativas.
Precisamente, el sitio Convince & Convert, afirma que si ignoras esa información puedes tener dificultades con el cumplimiento de los plazos de entrega, la demostración del ROI de tu tiempo y el de tu equipo, la justificación de nuevos recursos, y la detección de solicitudes poco realistas, entre otras acciones.
Pero también comparte algunas tareas esenciales para que aproveches el tiempo y los datos tanto en el proceso de contenido, como en iniciativas puntuales.
1. Involucra a tu equipo durante todo el proceso de contenido
Para que el Marketing de Contenidos entregue resultados positivos, el trabajo en equipo es una pieza fundamental. De ese modo, se exponen distintos puntos de vista, habilidades y competencias, que hacen más fácil abordar los problemas, identificar obstáculos, encontrar soluciones y avanzar con mayor rapidez a la etapa final.
Y, por supuesto, también ayuda a mejorar la precisión de los pronósticos sobre el tiempo que tomaría la realización de trabajos futuros; aunque para ello es recomendable involucrar a las personas correctas, de tal modo que exista una comprensión adecuada de las tareas y de la complejidad del proyecto. Además, es conveniente hacer ajustes de pronósticos, asegurarse de que éste refleje la realidad y no el deseo del equipo, efectuar una reunión de “lecciones aprendidas” al final del proyecto, y ver la previsión como un proceso repetitivo que puede mejorar con el tiempo.
2. Haz una estimación aproximada de tu flujo de trabajo
Como dice Convince & Convert, los pronósticos son aproximaciones del futuro. Es imposible controlar o predecir, con un 100 por ciento de precisión, un proyecto de Marketing de Contenidos, desde el principio; aunque el equipo tenga una nutrida experiencia en proyectos similares. Y es que en el transcurso pueden surgir una serie de variables que van a repercutir en los plazos establecidos. Por ejemplo, un cambio de última hora, alguna petición extra del cliente, un problema técnico, etcétera. De ahí, la importancia de no dejar afuera algún detalle, al momento de realizar las estimaciones de proyectos y recursos.
Empieza por documentar tu flujo de trabajo, incluyendo cada acción, paso o etapa que se necesite para ejecutar la tarea que realizas junto a tu equipo. ¡Y ello implica todo! La asistencia a reuniones, los viajes, los procesos de asesoría o capacitación, las contribuciones grupales e individuales; cada ronda de corrección, revisión y aprobación; las jornadas de brainstorming, etcétera. Ello te permitirá tener mayor claridad sobre lo que involucra el proyecto.
3. Espera a que todo tu equipo esté de acuerdo con tus plazos
Luego de haber documentado todos los procesos, es momento de monitorear el tiempo que se invierta en cada uno, para que tus estimaciones sean mucho más reales y confiables, y puedas trabajar con mayor eficiencia. Así evitarás comprometerte con plazos o tareas que ni tú, ni tu equipo pueden cumplir; y también sabrás qué pasos requieren más tiempo de lo presupuestado y que actividades concentran demasiada dedicación innecesariamente. Pero es importante que esto no se convierta en una competencia eterna por vencer la cantidad de horas o minutos que anteriormente se registró en una tarea similar o igual. Lo ideal es que trabajes en base a un promedio realista de tiempo con el que todos estén de acuerdo
Por cierto, esto no se trata de mirar el reloj a cada momento o de convertirse en un cronómetro humano. Hay software de administración que puedes emplear para gestionar tu trabajo y controlar proactivamente tu tiempo. Por ejemplo, Redbooth, Wrike y Workfront. Pero, como sugiere Convince & Convert, independiente de la herramienta que emplees para administrar y hacer seguimiento de los datos cuantitativos de tu proyecto, idealmente, utiliza una sola. Así evitarás un exceso de información y podrás obtener datos más confiables.
Lo elemental es que no solo te centres en las metas que se deben cumplir. Rastrear el tiempo y los recursos que conllevan los procesos de contenido, también es parte integral en una estrategia de Marketing Digital. Ello te permitirá aprovechar los conocimientos y habilidades de cada individuo, superar dificultades con mayor facilidad y conformar un equipo más fuerte y eficiente. Como afirma Convince & Convert, se necesita tiempo para ganar tiempo.
